Faktuurgenerator

Wat elke factuur moet bevatten

Belastingafhandeling

• Prijzen inclusief btw (gebruikelijk in de EU en het VK): de prijs van elke post bevat al btw; de factuur splitst dit uit.
• Prijzen exclusief btw (gebruikelijk in de VS): elke post is een nettobedrag; de btw wordt op de subtotaalregel toegevoegd.
• Meerdere btw-tarieven (bijv. VK: 20% standaard, 5% verlaagd, 0% nultarief) kunnen per regel worden toegepast.
• Verlegde btw (reverse charge): bij grensoverschrijdende B2B-diensten binnen de EU ligt de btw-plicht bij de koper; op uw factuur moet “Btw verlegd” staan en de btw-regel wordt weggelaten.

Nummering en naleving

Factuurnummers moeten opeenvolgend en uniek zijn. In de meeste rechtsgebieden zijn gaten verboden (u mag geen factuurnummer overslaan), zelfs als een concept nooit is verzonden. De generator verhoogt het nummer automatisch en waarschuwt wanneer u een nummer probeert te dupliceren.

In sommige landen (Italië, Portugal, Spanje en delen van Latijns-Amerika) moeten facturen in real time bij de belastingdienst worden gemeld (e-facturatie, SdI, SII). Deze tool verzendt niet naar die portalen; gebruik daarvoor speciale e-facturatiesoftware als dat op u van toepassing is.

Veelgemaakte fouten

• Factuurnummers hergebruiken. Als u een factuur annuleert, stel dan een creditnota op die ernaar verwijst; hergebruik het nummer niet.
• Ontbrekend btw-/GST-registratienummer. Zonder dit nummer kan de koper de belasting vaak niet terugvorderen.
• Vage omschrijvingen. “Advies (mei)” voldoet in de meeste rechtsgebieden niet aan de eis van een “omschrijving van goederen/diensten”. Vermeld data, uren of projectcodes.
• Verkeerd valutasymbool of decimaalteken. 1,200.00 betekent in de VS twaalfhonderd (de komma is het duizendtalscheidingsteken), maar in veel EU-landen 1,2 (de komma is het decimaalteken). Volg de lokale conventie of schrijf het bedrag voluit om onduidelijkheid te voorkomen.