PDF-metadata-editor

Standaard PDF-metadatavelden

Deze tool bewerkt de vijf standaardvelden met documentinformatie (titel, auteur, onderwerp, trefwoorden, maker). Het veld Producent wordt automatisch ingevuld bij het opslaan van het bestand, en de aanmaak- en wijzigingsdatum blijven ongewijzigd.

Waarom schone metadata belangrijk is

• Professionele uitstraling. Een titel als “Naamloos.pdf” of “Document2.pdf” in de viewer van de ontvanger oogt onafgewerkt.
• SEO en vindbaarheid. Zoekmachines (Google, Bing) gebruiken de titel en trefwoorden van de PDF voor de ranking.
• Privacy. PDF-metadata kunnen per ongeluk interne codenamen (“Project Blueshift”) of namen van medewerkers lekken die zijn achtergebleven in de velden auteur en maker.
• Archivering. Goede metadata maken het later terugvinden in documentbeheersystemen makkelijker.
• Naleving. Sommige sectoren (farma, financiën) vereisen specifieke metadatastandaarden op gedeelde documenten.

Veelvoorkomende metadatafouten die deze tool herstelt

• Resten van Microsoft Word. De standaardauteur in Word is degene die de software heeft geïnstalleerd; een “John Smith” kan afkomstig zijn van een tientallen jaren oude installatie die nog steeds in gebruik is.
• Verkeerde makernaam. Een verouderde naam in het veld maker kan met één bewerking worden overschreven.
• Gekopieerde titels. PDF’s die uit webpagina’s zijn geëxporteerd, erven vaak de titel van de webpagina, inclusief een achtervoegsel als “ | Sitenaam“.
• Interne versiecodes. Dat een bestand “v14_final_FINAL_dezehier.pdf” heet, is één ding; “v14_final_FINAL” als titel hebben is iets anders.

XMP en uitgebreide metadata

Moderne PDF’s dragen naast de basis-documentinformatiewoordenlijst ook XMP (eXtensible Metadata Platform). XMP kan bevatten:

• Auteursrecht en gebruiksrechten
• Producentsoftware en versiegeschiedenis
• Oorspronkelijke sjabloon en workflow
• Aangepaste velden ingesteld door publicatieworkflows

Deze editor schrijft de standaardvelden met documentinformatie (titel, auteur, onderwerp, trefwoorden, maker); hij verwijdert niet het volledige XMP-pakket. Als u elk spoor van XMP moet wissen, gebruik dan een specifiek PDF-opschoontool of de functie “Verborgen informatie verwijderen” van Acrobat.

Wat niet als metadata telt

• Pagina-inhoud. Metadata bewerken verandert geen enkele paginatekst.
• Formuliervelddata. Velden maken deel uit van de pagina-inhoud, niet van de metadata.
• Bladwijzers en overzichten. Worden apart opgeslagen in de PDF-structuur.
• Ingesloten bestanden en bijlagen. Worden apart afgehandeld; metadata bewerken raakt ze niet aan.

Tips

• Stel altijd een fatsoenlijke titel in. Niets oogt amateuristischer in een browsertabblad dan “Microsoft Word - eindrapport.docx”.
• Houd trefwoorden gericht. 3 tot 7 termen, elk relevant. Trefwoorden opstapelen helpt PDF-zoekopdrachten net zomin als het web-SEO helpt.
• Schoon op vóór het delen. Elke PDF die bestemd is voor een klant, een toezichthouder of een openbare upload verdient een metadatacontrole.
• Vertrouw niet op metadata als bewijs van auteurschap. PDF-metadata zijn triviaal te bewerken; cryptografische handtekeningen zijn het echte instrument voor de bewijsketen.